Quand Excel suffit et quand vous avez besoin d'une vraie plateforme GRC

1. Excel suffit lorsque vous êtes petit, simple et débutant

Excel excelle lorsque :

• votre environnement est petit

• vos processus sont gérables

• vos risques sont limités

• vos commandes tiennent sur une seule page

• vous n'avez pas de pression réglementaire

• vous avez besoin de rapidité, pas de sophistication

Excel est idéal lorsque votre programme GRC en est encore à ses débuts.

Cela impose la clarté.
Cela impose la responsabilité.
Cela impose la simplicité.

Si l'ensemble de votre programme GRC tient dans un tableau de bord et quelques onglets, Excel n'est pas une faiblesse, mais un avantage.

2. Excel échoue au moment où vous avez besoin d'une véritable gouvernance

Excel devient un handicap lorsque :

• trop de personnes doivent collaborer

• les contrôles se multiplient

• le stockage des preuves devient désordonné

• les décisions nécessitent des workflows d'approbation

• vous avez besoin de traçabilité

• vous commencez à versionner les fichiers (par exemple, Security_Roadmap_v12_FINAL_FINAL.xlsx)

Lorsque Excel devient une source de risque plutôt qu'un outil de gestion des risques, la transition a déjà commencé.

3. Utilisez Excel pour la gestion Risk jusqu'à ce que Risk exige davantage

Excel est excellent pour :

• registres de risques simples

• marquage précoce

• mises à jour de base

• environnements à faible changement

Mais la gestion des risques évolue.
Tôt ou tard, vous aurez besoin :

• mises à jour en temps réel

• contributions inter-équipes

• notation automatisée

• preuve établissant un lien

• tableaux de bord

• analyse des tendances

• pistes d'audit

• reporting intégré

Si vous ne voyez pas les impacts horizontaux, Excel est déjà trop petit.

4. La gestion du contrôle dépasse les feuilles de calcul plus rapidement que tout autre outil

C'est le premier domaine où Excel échoue véritablement.

Contrôles nécessaires :

• propriétaires

• délais

• preuve

• fréquence

• rappels automatiques

• stockage cohérent

• RACI

• contrôle de version

Dans Excel, tout cela devient un travail manuel ; et le travail manuel crée toujours des angles morts.

Un contrôle manqué = une constatation majeure lors de l'audit.
Tout cela parce qu'Excel n'a pas de mémoire.

5. La gestion des incidents ne devrait jamais se faire dans Excel

C'est l'une des principales erreurs commises au début de la mise en place d'un programme GRC.
Les incidents suivis dans des tableurs disparaissent instantanément :
pas d'horodatage, pas de piste d'audit, pas de workflow de gravité, pas de logique d'escalade.

Les incidents nécessitent :

• visibilité immédiate

• traçabilité des enquêtes

• délégation des tâches

• suivi du statut

• liens vers les risques et les contrôles

Les incidents méritent mieux qu'une simple modification cellulaire.

6. La gestion des fournisseurs et des tiers ne peut pas être mise à l'échelle dans Excel.

Excel est parfait pour répertorier les fournisseurs.
Mais peut être catastrophique pour gérer leurs risques.

Pourquoi Excel échoue ici :

• pas d'évaluations automatisées

• aucun flux de travail

• pas de rappels

• pas d'escalade

• aucune intégration avec les achats

• aucune preuve liée

• pas de surveillance continue

À certains moments, la gestion des risques liés aux fournisseurs nécessite une automatisation, sans quoi elle devient un risque caché.

7. Vous avez besoin d'une plateforme GRC lorsque les décisions dépendent de données auxquelles vous ne faites pas confiance.

C'est là le véritable point de basculement.

Si les dirigeants posent les questions suivantes :
« Est-ce exact ? »
« Est-ce à jour ? »
« Qui a mis cela à jour ? »
« D'où vient ce chiffre ? »

… votre programme Excel est déjà mort.

Une plateforme GRC n'est pas une question de technologie.
Il s'agit plutôt de la confiance que vous accordez à votre système de gouvernance.

Exemples de points de contrôle qui déclenchent la nécessité de changer :

• « Nous ne savons pas quels contrôles ont été testés ce trimestre. »

• « Nous ne pouvons pas montrer l'historique des versions à l'auditeur. »

• « Nous ne savons pas si ce risque a été mis à jour manuellement ou non. »

Si vous ne pouvez pas le prouver, vous n'avez pas de gouvernance.
C'est là que les plateformes prennent l'avantage.

8. La réglementation change tout

ISO 27001 ? Vous pouvez vous en sortir avec Excel si vous êtes discipliné.
SOC 2 ? Excel fonctionne au début, mais devient rapidement pénible.
NIS2 ? Identique à ISO 27001
DORA ? Aucune chance ; le cadre est trop interconnecté.
RGPD ? Possible.

La réglementation accélère la complexité.
Et la complexité tue les feuilles de calcul.

9. Le véritable indicateur : la souffrance humaine → et non les limites techniques

Excel ne plante pas parce qu'il ne peut pas stocker de données.
Excel plante parce que les humains ne peuvent pas le maintenir.

Voici les signes qui indiquent que vous avez besoin d'une plateforme GRC :

• les gens ont peur de toucher les fichiers

• les réunions sont consacrées à la harmonisation des versions

• personne ne sait où se trouvent les preuves

• vous comptez sur un seul « héros Excel »

• les audits prennent trop de temps

• la création de rapports nécessite des heures de travail manuel

• les mises à jour sont oubliées

10. Comment effectuer la transition au bon moment

La pire raison d'acheter une plateforme GRC est la peur de passer à côté (FOMO).
La meilleure raison est la nécessité.

Changer lorsque :

• vous ne pouvez pas maintenir la précision

• vous ne pouvez pas prouver les preuves

• vous ne pouvez pas gérer les flux de travail

• les audits deviennent pénibles

• les mises à jour deviennent incohérentes

• vous avez besoin d'un reporting fiable

• le risque augmente plus rapidement que la gouvernance

Commencez par choisir un outil adapté à votre taille.
Pas un outil « haut de gamme », mais un outil adapté à votre maturité.

Les plateformes ne règlent pas les problèmes de gouvernance.
Elles soutiennent la gouvernance, lorsque celle-ci existe déjà.

Conclusion

Excel n'est pas l'ennemi.
C'est un outil GRC parfaitement valable, jusqu'à ce que votre programme dépasse les capacités humaines.

Les organisations qui réussissent ne sont pas celles qui se précipitent sur les plateformes, ni celles qui s'accrochent aux tableurs par habitude.
Ce sont celles qui savent quand la rapidité prime sur la structure, et quand la structure devient incontournable.

Excel suffit... jusqu'au jour où ce n'est plus le cas.
Reconnaître ce moment est l'une des décisions les plus mûres que vous puissiez prendre en matière de GRC.

Si vous souhaitez savoir exactement quand votre organisation doit passer des feuilles de calcul à une plateforme GRC structurée, et comment le faire sans gaspiller d'argent, c'est exactement ce que nous enseignons dans les Implementer Cyber Academy Lead Implementer .
Participez à la prochaine session pour rendre votre gouvernance simple, évolutive et pérenne.